OCW in Cijfers
opdracht_
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) publiceert op de website OCW in Cijfers alle belangrijke cijferinformatie voor hun beleidsterreinen; onderwijs, cultuur, wetenschap en emancipatie. Het platform is bedoeld als toegankelijke vindplaats voor kerncijfers en beleidsindicatoren en verwijst naar de onderliggende datasets bij semi-overheidsinstellingen.
De verantwoordelijkheid voor het beheer van OCW in Cijfers lag eerder intern, maar het actualiseren van kerngetallen, het verwerken van data in de website en zorgen dat indicatoren op tijd werden aangeleverd, bleken een omvangrijke en specialistische vraag.
Toen in 2023 140 indicatoren online gezet moesten worden voor de begroting en verantwoording van OCW aan de Tweede Kamer, werd duidelijk: er was behoefte aan project- en procesmanagement, structuur en doorontwikkeling van de huidige content. Voxx werkt inmiddels drie jaar samen om de volledige website te beheren en te onderhouden, en te verbeteren.
Website inrichten werkstructuur en procesoptimalisatie
duidelijke rollen, contentkalenders en formulieren
Er zijn eerst verschillende rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd in een redactiemodel. Voxx heeft een coördinerende rol en zorgt voor een projectmanager die alle grotere projecten ondersteunt en begeleidt.
Alle kerngetallen zijn vastgelegd in een contentkalender per beleidsdirectie. Het proces rond het actualiseren managen en deadlines bewaken is daardoor een stuk makkelijker. Via een samenwerkruimte en online formulieren kunnen beleidsmedewerkers nu eenvoudig gegevens aanleveren.
Onze uitvoeringspartner Swink verzorgt het invoerwerk in PRO, het CMS van de Rijksoverheid; Voxx controleert op duidelijkheid en volledigheid.
centrale werkomgeving
Waar voorheen losse zipfiles en documenten binnenkwamen, introduceerde Voxx een standaard briefingformat en bracht alle bestanden samen in Proza, de samenwerkingsomgeving van het ministerie.
Dit is nu de one single place of truth, waardoor controle goed loopt en samenwerking veel efficiënter verloopt.
efficiënte oplossingen
Tijdens een brainstorm bespraken we ook de wens voor een dashboard voor de begrotingscyclus. In verband met tijdsdruk werkte Voxx samen met beleid en op iteratieve wijze aan een alternatief: een overzichtelijke monitoringsmatrix die kostenefficiënt en haalbaar was voor Prinsjesdag.
Dit concept is vervolgens gepresenteerd aan de directie Financieel–Economische Zaken (FEZ) en later aan de Bestuursraad. Met veel positieve feedback.
over de samenwerking met OCW in Cijfers
De samenwerking met OCW in Cijfers is intensief en gericht op het verbeteren van de werkprocessen en website. Met wekelijkse meetings voor lopende zaken en kwartaalreviews voor verbeterpunten wordt continu gewerkt aan efficiëntie en verbetering van vindbaarheid en ontsluiting van gegevens.
Voxx vormt in de samenwerking een flexibele schakel. We werken ontzorgend, adviserend en zijn creatief in het bedenken van nieuwe oplossingen.
“Ons vertrouwen in Voxx is groot, we kunnen er van op aan dat al het werk tijdig in orde komt. Heel knap gezien de uitdagende opdracht: werken met technische data als content, in de hectiek van het héle ministerie, met als context het politieke speelveld.”
– Audrey Wei Yun (senior adviseur datapresentatie, OCW)
alle website optimalisaties zorgen voor:
- kerncijfers die altijd op tijd, compleet en actueel zijn;
- een stijging van 30% unieke bezoekers op OCW in Cijfers;
- verbetering van het onderdeel Begroten en Verantwoorden op de website: 33 monitoringsmatrices voor 7 beleidsprioriteiten;
- 5 grote gestructureerde en geactualiseerde projecten per jaar;
- sneller en directer contact met beleidsmedewerkers, dankzij transparante processen en een centrale werkomgeving.
wist je dat...
… Voxx naast het procesmanagement ook zorgt voor kwartaalanalyses, nieuwsbrieven, beeldconcepten, SEO-optimalisatie en het B1-proof maken van webpagina’s? We zijn van alle markten thuis.
meer overheidsprojecten_
Hoe zet je Economische Veiligheid op de kaart?
Hoe we vertellen over een duurzame toekomst
cases_
De ministeries EZ, KGG en LVVN vroegen aan VOXX een visueel aantrekkelijk duurzaamheidsverslag te maken.
Innovatie, duurzaamheid en internationaal ondernemen: ook bij RVO schrijft Voxx pakkende content voor ondernemers.