IenW: op weg naar klimaatneutraal

opdracht_

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) heeft net als andere departementen en uitvoeringsorganisaties hetzelfde doel: in 2030 volledig klimaatneutraal en circulair werken. Elk jaar rapporteert IenW over de voortgang hiervan in een duurzaamheidsverslag. Dit verslag heeft twee functies:

Rapporteren: laten zien welke duurzaamheidsmaatregelen in 2024 zijn genomen en of IenW daarmee op koers ligt om haar doelen te halen.
Inspireren: medewerkers en stakeholders stimuleren om nog duurzamer te werken.

IenW vroeg Voxx om het verslag in 2024 voor het eerst volledig volgens de GRI-richtlijnen 2021 (Global Reporting Initiative) op te stellen. Een uitdaging, want dit vroeg om een nieuwe manier van rapporteren en informatie uitvragen bij alle betrokken thema-trekkers.

Voxx is deze uitdaging met plezier en succes aangegaan: een deel van het verslag is al GRI-compliant getoetst. We zijn enorm trots op het resultaat. Het verslag kun je hier lezen.

“Het tiende duurzaamheidsverslag van IenW was er één met veel nieuws: een nieuwe versie van de GRI, thema’s die uit de nieuwe dubbele materialiteitsanalyse van IenW naar boven kwamen én een nieuwe samenwerking met Voxx. Onder het mom van “don’t fix what’s not broken, but improve what is already there” hebben we samen met Voxx al deze nieuwe elementen in de bestaande processen geplot.”

– Merel Kuiper, Senior Adviseur Duurzaamheid (IenW)

IenW Duurzaamheidsverslag: verschillende invalshoeken - één verhaal

samen starten als basis voor goed resultaat

Een project zoals het duurzaamheidsverslag beginnen we altijd met een kick-off. Samen met IenW bespreken we de wederzijdse verwachtingen en maken we afspraken over aanpak en gewenst resultaat.

Zo’n gezamenlijk startmoment is belangrijk: het schept duidelijkheid en zorgt ervoor dat we dezelfde verwachtingen hebben. Hierdoor creëerden we vanaf de start draagvlak voor de nieuwe manier van rapporteren.

informatie transparant presenteren

Om de nieuwe werkwijze zo behapbaar mogelijk te houden, introduceerden we de plank en een blauwdruk. De indeling van het verslag in hoofdstukken en tien thema’s, zorgt voor een helder overzicht. De blauwdruk is een vaste indeling van elk hoofdstuk op basis van de GRI-richtlijnen, dat geeft structuur.

Zowel de plank als de blauwdruk beschrijven waar welke informatie kan worden beschreven. Hierdoor blijft een verslag compact, zonder dat belangrijke inhoud verloren gaat.

van ideeën naar resultaten

De blauwdruk vormde ook de leidraad voor de interviews met inhoudelijke specialisten. Het maakte duidelijk waar de belangrijkste accenten moesten worden gelegd. Dit zorgde dat het schrijven van concepthoofdstukken, het redigeren, reviewen en opnieuw aanscherpen gestructureerd verliep.

Het verslag was een iteratief proces, met als resultaat een duurzaamheidsverslag dat compleet, transparant maar ook compacter en resultaatgerichter is. Precies wat de GRI-richtlijnen vragen.

een goede opmaak is het halve werk

Behalve ons netjes houden aan de GRI-richtlijnen in tekstuele zin, moesten ook alle visuele uitingen duidelijk, inzichtelijk en volgens Rijkshuisstijl zijn.

Hoe we dat deden? Met behulp van herkenbare iconen per hoofdstuk, heldere grafieken en een infographic maakten we cijfers, doelen en behaalde resultaten in één oogopslag helder. Uiteraard is het verslag ook volledig digitoegankelijk.

verslag langs 50 mensen

Bij de creatie van dit IenW duurzaamheidsverslag waren veel mensen betrokken. Het verslag heeft zeven feedbackrondes doorlopen, waarbij soms wel 50 (!) personen meelazen.

Het resultaat? Een verslag in lijn met de GRI, waarbij betrokkenen op tijd zijn aangehaakt en geïnformeerd. Dat zorgt ook voor meer onderling enthousiasme.

ook een verslag of white paper maken?

Of je nu werkt voor een overheidsinstantie, drinkwaterbedrijf of maatschappelijke organisatie: Voxx helpt je van copy tot conversie. Met slimme strategie, scherpe content en zichtbare impact.

“De informatie in het verslag komt vanuit veel verschillende hoeken van de IenW-organisatie. Daarom is het belangrijk dat de tekstschrijver ook gevoel heeft bij de inhoud. Zo kunnen de interviews met de inhoudelijke specialisten goed verlopen en verdiepende vragen worden gesteld.”

meer_

Airborne genomineerd voor de Dutch Marketing Awards

Ook scoren met content in de high tech industrie?

cases_

Behoefte aan procesmanagement, structuur en doorontwikkeling van content? Komt goed, met behulp van matrices en ‘one place of truth’.

In taal én in beeld laten zien welke stappen de ministeries zelf zetten, op weg naar een duurzame toekomst.