"Het is mede onze taak om gefocust te blijven op die oorspronkelijke vraag. Anders krijg je complimenten maar geen deal."

4 redenen om externe experts in je tenderteam te zetten

Blog door Lennart

Mijn betoog over het winnen van aanbestedingen was nog niet af. In mijn eerste blog wees ik op de noodzaak van een goede voorbereiding: keuzes maken, het juiste team samenstellen. In de tweede blog vooral over de aanpak: van inspiratiesessies, via bronzen, zilveren en gouden versies naar de platina aanbieding.

Een advies was onder andere om experts in te schakelen in je tenderteam. Zoals Voxx, wat natuurlijk onbeschaamd een 100% gevalletje WC-eend is.

Toch zeg ik dit niet zonder reden. Natuurlijk gaan aanbestedingsspecialisten van buiten, zoals Voxx, voor jou de aanbesteding niet in hun eentje winnen. Dat doen je eigen inhoudelijke experts. Maar de externe specialisten kunnen wel van beslissende meerwaarde zijn in het tenderteam dat voor jou de aanbesteding moet winnen.

Hoe dan? Ik beperk me tot vier bijdragen.

1. Analyse van de vraag

De directe vraag is doorgaans wel duidelijk en het antwoord daarom ook: lever mij product, dienst of oplossing A. Daar kun je het als aanbieder bij laten. Toch is er zeker in de grotere aanbestedingen altijd meer, een groter verband. Daarom dagen we accountmanagement en de inhoudelijke deskundigen uit om daarnaar op zoek te gaan. Waarom vraagt de aanbestedende partij hier om? Waar en hoe past dit in het grotere geheel en de lange termijn? Die achtergronden zijn interessant en staan vaak niet in de uitvraag. Wel in de strategische doelstellingen en ambities en soms zelfs in blogs van bestuurders op C-niveau en de strategen en visionairs. Aanbestedingen van bestaande opdrachtgevers draaien in de kern om: hoe goed ken je je klant en hun markt? Laat dat zien; verdiep je in hun wereld. Weet je dat eigenlijk niet, zie de aanbesteding dan als een uitgelezen aanleiding voor achterstallig onderhoud in klant- en marktkennis.

2. Antwoord geven op de vraag

Ja, een geweldige open deur. Toch staat die hier met reden. Inhoudelijke specialisten in menig tenderteam hebben veel kennis, die nodig en cruciaal is in de inspiratiesessies waarin het team de contouren van de aanbieding neerzet. In de uitwerking zien we dat ze al denkend en schrijvend nog wel eens geneigd zijn daarvan af te wijken. Met de beste intenties uiteraard, maar toch. Dan beginnen wij ergens in het traject een dialoog als:

Wij: Een hartstikke goed verhaal, maar dit is volgens mij anders dan we hadden bedacht?

Expert: Ja. Dit is veel beter.

Wij: Alleen vragen ze dit niet.

Expert: Deze oplossing is echt beter en gaat ze veel meer opleveren. Ik zou ze adviseren dit te doen.

Wij: Ik geloof je direct, maar we moeten wel leveren wat ze willen.

Expert: Ok, ik snap je, maar waarom willen ze dit? We hebben echt veel betere oplossingen waar ze veel meer aan hebben!

Laten we wel zijn: juist om die kennis en dat doorzoeken naar nog betere oplossingen voor hun klanten, is het zo fantastisch om met inhoudelijke specialisten te werken. Het is wel mede onze taak om gefocust te blijven op die oorspronkelijke vraag. Anders krijg je complimenten maar geen deal.

3. Uit de comfortzone

Iedere beantwoording begint met de standaard oplossingen. Geen duurzaam huis zonder zonnepanelen. Dat doet iedereen en zo ook onze opdrachtgever. Maar winnen gaat om verrassen. Treed dus buiten je comfortzones van oplossingen. Wat zijn die verrassende extra’s en die innovaties die de gevraagde oplossingen nog beter maken? Kijk daarvoor als tenderteam op het eigen vakgebied, maar ook daar buiten. Zo laat je zien dat je de vraag-achter-de-vraag van de klant begrijpt en dat je zijn markt kent. We dagen onze documenteigenaren in het tenderteam uit om juist hiervoor extra inspiratiesessies in te plannen. Ook eventueel halverwege het traject. Verrassende ideeën en inzichten ontwikkelen vaak zich gaandeweg.

4. Klantgericht schrijven

Onze 4e meerwaarde, dat is het ambacht: het schrijven van een aansprekende en overtuigende aanbieding. Daarover kan ik veel zeggen en vooral: geen ronkend marketingverhaal, geen techneutenverhaal, geen verhaal over oplossingen, maar wel een verhaal waarin we de aanbestedende partij vertellen hoe we met onze aanbieding hun zorgen en werkzaamheden verlichten terwijl hij wel in control blijft. Een warm verhaal, want feiten + emotie = winnen.

Risk/reward-model

Er is nog een 5e meerwaarde die karakteristiek is voor Voxx: ons commitment. Dat maken we zichtbaar in het risk/reward-model dat we ruim 10 jaar geleden introduceerden en (sprak hij onbescheiden) best succesvol is. “Een goede analyse van onze behoefte en een creatieve oplossing buiten jullie comfortzone van het traditionele uur-factuurtje”, reageerde onze opdrachtgever destijds op ons voorstel. 

Het risk/reward-model gaat uit van must-win aanbestedingen waarin wij werken voor een gereduceerd tarief. Wint onze opdrachtgever de aanbesteding, dan krijgt Voxx een beloning in de vorm van een factor 4 op het tarief. Bij verlies betaalt hij ons niets extra’s. Voordelen voor onze opdrachtgever zijn het lage instaptarief en het feit dat hij ons alleen extra betaalt bij gegarandeerde omzet (omdat de aanbesteding is gewonnen). Het wederzijdse voordeel is dat klant en Voxx in elkaar investeren, met als doel: aanbestedingen winnen. En als professional zijn weinig prestaties zo leuk als aanbestedingen winnen. Dat heb ik eerder geschreven.

other stories_

Een aanbesteding schrijven? Zo vergroot je je winkansen

Hoe pak je een aanbestedingstraject aan?

We maken gebruik van functionele cookies voor een goede werking van onze website. Als je verdergaat op onze website ga je akkoord met deze cookies. Meer weten, bekijk dan onze privacyverklaring.