Blog door
Lennart van der Eerden

Dit blog is een vervolg op mijn eerdere blog: Een aanbesteding winnen? Doe als Dumoulin en denk als Liverpool

Van brons naar platina: leer van Picasso hoe je een aanbestedingstraject aanpakt

Mijn eerste aanbesteding schreef ik in 1998. Klant belde met de vraag of ik hun aanbieding die ze 3 of 4 dagen later moesten indienen, wat beter kon opschrijven. Alle plannen meer naar één stijl, één toon. Een voor mij volstrekt nieuwe opdracht, maar ik vond dit wel erg leuk om te doen. Want dit werk, gemaakt door de knapste koppen van Klant, zit wel erg dicht op hun business.

Toch was het ook onbevredigend. In de teksten kwam ik passages tegen die beter, scherper en meer klantgericht konden. Maar helaas was er geen tijd voor inhoudelijke vragen. De deadline naderde; ik moest het laten passeren. Daarom bleef dit knagen. Ja, het verhaal is nu prettiger leesbaar, maar is het daardoor een beter verhaal geworden? Heb ik er nu met mijn bijdrage voor kunnen zorgen dat Klant meer kans maakte om deze aanbesteding te winnen?

De inhoud, dáár gaat het om

Ik vroeg het me af. Ik vond eigenlijk van niet. Een goed geschreven verhaal is nog geen goed inhoudelijk verhaal. En dat laatste, daar gaat het om. Daarom belde ik na indiening mijn opdrachtgever. Hoe kan ik met mijn schrijfcapaciteiten, kennis van communicatie en inzicht in Klant en zijn business écht van meerwaarde zijn voor het tenderteam, naast het prettiger leesbaar maken van een aanbieding?

Het leuke was: daar had hij ook over nagedacht. Zijn conclusie: jij leest anders en kijkt meer dan wij met een klant- en communicatiebril naar deze uitvragen. Daarom gaan we je de volgende keer eerder in het proces betrekken.

En zo kwam ik nog dichter bij de business en was ik onderdeel van Klant’s aanpak van aanbestedingstrajecten: van brons via zilver en goud naar platina. En dat was gaaf.

Ruim 20 jaar later is die aanpak nog altijd de beste. In mijn vorige blog schreef ik daar al over. Alle voorbereidingen zijn getroffen: je beste team staat er, de benodigde specialisten zijn betrokken. Nu aan de slag.

Vijf stappen:

1. Organiseer inspiratiesessies

Denk: Picasso en zijn meesterwerk Guernica. Hiervoor maakte hij eerst talloze schetsen, aan de hand waarvan hij zijn ideeën kon ontwikkelen en vormgeven. Dat schetsen doen we in tenders ook. Voor de verschillende deelplannen houden we inspiratiesessies, waarvoor de specialisten bij elkaar komen om eerste ideeën te ontwikkelen. Wat wordt er gevraagd? En wat zouden wij moeten aanbieden? In bullets noteren we de klantbehoeften en –ambities, en elementen, aspecten, gevoelens, producten en diensten die we in ieder geval in ons verhaal moeten opnemen. Het zijn de bouwstenen voor de uiteindelijke aanbieding. De inspiratiesessies zijn belangrijk. Neem de tijd voor de ideeënuitwisseling en organiseer eventueel meer sessies.

2. Brons

Denk opnieuw: Picasso en Guernica. Na een reeks van schetsen had hij zijn ideeën gevormd en zette hij met houtskool de beelden op het doek van 3,5 bij ruim 7,5 meter. Dat doet een documenteigenaar net zo. De uitwerking van de inspiratiesessies vormen de bronzen versie. Met het ordenen van alle bullets creëert zij/hij een eerste structuur van het verhaal. Een tip daarbij is de vraagstelling zoveel mogelijk puntsgewijs te volgen. Dan hoeft de beoordelaar niet te zoeken naar de antwoorden. Het team bespreekt met elkaar de bronzen versie.

3. Zilver

Denk nog steeds: Picasso en Guernica. Steeds weer schetsend en wegvegend komt de meester tot een definitieve opzet en indeling van het doek. Zo gaat het ook met onze documenteigenaar. Op basis van de bronzen versie, de commentaren en de keuzes aan de slag schrijft zij/hij de eerste versie van het verhaal. De contouren van de uiteindelijke aanbieding beginnen zichtbaar te worden; het verhaal groeit. Het team gaat weer lezen.

4. Goud

Houd voor ogen: Picasso en Guernica. De meester is nu echt aan het schilderen. Zo ook onze documenteigenaar. Na de 2e bespreking werkt zij/hij toe naar het vrijwel definitieve verhaal. Voor de laatste keer kan het team het verhaal lezen en van commentaar voorzien.

5. Platina

Houd vast dat beeld: Picasso en Guernica. De meester kijkt en brengt met wit, zwart en grijs de nuances aan die het schilderij zijn formidabele kracht geven. Ook de documenteigenaar nadert de voltooiing. Zij/hij verwerkt de laatste commentaren en hakt met de eindverantwoordelijke de laatste knopen door. Het aanbieding wordt definitief gemaakt en met de vereiste documenten en prijzen waaraan parallel is gewerkt, ingeleverd.

Voor Guernica reizen (voor corona althans) miljoenen speciaal naar Museo Reina Sofia in Madrid. Dàt hebben de tenderteams waarin ik meewerkte nooit bereikt, ook al hebben veel teams absoluut meesterwerken van aanbiedingen samengesteld. Vergeet daarom niet als team de indiening te vieren. En zeker als die later wordt gewonnen. Want echt, een van de meest fantastische ervaringen in mijn vak is aanbestedingen winnen.