Blog door
Lennart van der Eerden

Een aanbesteding winnen? Doe als Dumoulin en denk als Liverpool

Ondernemers kunnen erg resoluut zijn. Bijvoorbeeld over aanbestedingen: ‘Daar doen wij nooit aan mee!’ De argumenten zijn steevast dezelfde: kost te veel tijd, te kleine winkans, te veel gedoe, niet nodig want genoeg opdrachten.

Bij collega-bureaus knik ik begrijpend en opportunistisch: ‘Ja, snap ik….’. Bij ondernemers in andere branches krijg ik last van zendingsdrang. Niet meedoen? Waarom? Dat is toch zonde. Je laat geweldig veel kansen liggen. Sterker, je sluit je af voor een hele grote markt waar fantastisch mooie opdrachten te winnen zijn. En zeker in perioden van recessie kan de overheid – in tegenstelling tot veel commerciële bedrijven – een zekere en betrouwbare opdrachtgever zijn.

Je winkansen vergroten

Dat de overheid de meeste opdrachten moet aanbesteden, is een gegeven. Daar kun je wat van vinden, maar dat is nu eenmaal zo. Bovendien, tegen de achterliggende gedachte kan niemand bezwaar hebben: gelijke kansen en een gelijk speelveld voor iedereen om voor overheidsopdrachten in aanmerking te komen.

Natuurlijk komen die opdrachten niet aanwaaien en moet je er wel wat voor doen. Maar dat is overal zo. Een overtuigende pitch maken kost tijd en een overtuigende aanbesteding ook. Maar ben je de beste en organiseer je het goed, dan maak je een grote kans om te winnen.

Hoe win je dan een aanbesteding? Met het juiste verhaal en de juiste prijs.

De prijs is aan jou. Maar hoe kom je tot het juiste verhaal? 4 tips.

1. Maak keuzes.

Denk: Tom Dumoulin. Die begint niet een wielerseizoen met de gedachte: ik wil dit jaar de Rondes van Italië, Frankrijk én Spanje winnen. Hij maakt keuzes. Hij bekijkt de etappeschema’s, het parcours en maakt een inschatting wat het best bij hem past en waar hij grootste kans heeft om te winnen. Zelfs hij kan niet alles winnen. Datzelfde geldt voor aanbestedingen. Overal op inschrijven heeft geen zin. Kies die aanbestedingen met die specifieke vragen die naadloos passen bij jouw bedrijf en dienstverlening. Zo’n vraag waarvan je denkt: hierin zijn wij echt het allerbest. Dit zijn de must win aanbestedingen.

2. Stel het beste team samen.

Denk: Virgil van Dijk. Liverpool had altijd teams met uitstekende aanvallers en veel doelpunten. Maar ja, al die tegengoals helpen niet als je prijzen wilt winnen. Daarom kwamen Virgil van Dijk en keeper Alisson Becker naar Liverpool om de verdediging te versterken. Dat hielp: vorig jaar Champions League winnaar en dit jaar Engels kampioen. Zo bouw je een team en zo werkt het ook bij aanbestedingen. Voor jouw must win stel je je beste mensen op. Kijk in je organisatie wie het meest verstand hebben van de producten of diensten die worden gevraagd. Natuurlijk zijn die overal nodig en gevraagd (Virgil van Dijk was ook niet gratis), maar speel ze vrij en faciliteer ze om hun waardevolle bijdrage te leveren. Stel een tenderteam op met de beste specialisten dat in staat is om jouw must win binnen te halen. 

3. Huur experts in om jouw topteam te faciliteren.

Denk opnieuw: Liverpool. Dan heb je uiteindelijk elf toptalenten op het veld, maar hoe zorg je dat die wedstrijden winnen? Dat gaat niet vanzelf. Daarvoor zijn andere specialisten nodig, die hun fitheid stimuleren, tegenstanders analyseren, de tactiek uitdenken, zorgen voor structuur. Die worden ingehuurd. Zo ook bij aanbestedingen. Want hoe zorg je dat jouw topteam tot de winnende aanbieding komt? Jouw specialisten kennen de beste oplossing, maar hoe zorg je dat die aansprekend, begrijpelijk en klantgericht wordt opgeschreven en op tijd wordt ingeleverd? Dat is de rol van bidmanagers en tekstschrijvers. Zij kunnen jouw specialisten op de juiste manier uitdagen. 

4. Zorg voor structuur.

Denk weer: Tom Dumoulin. Als Tom na een etappe in de Ronde van Italië finisht, moet hij dan op zoek naar een hotelkamer? Nee, natuurlijk niet. Alles is gepland, alles is geregeld, zodat hij optimaal kan presteren. Er is structuur waarin iedereen haar/zijn taak heeft en zo hoort het ook te zijn in aanbestedingstrajecten. De beste bidmanagers hanteren de methodiek Brons-Zilver-Goud, met vaste momenten van afstemming en betrokkenheid van bijvoorbeeld diegenen die uiteindelijk hun handtekening moeten zetten. 

…en krijg een kick!

Tegen opdrachtgevers zeg ik vaak: een van de meest fantastische ervaringen in mijn vak is aanbestedingen winnen. Dan kijken ze vaak meewarig, maar ik meen het wel. Tenders winnen geeft een kick, vooral omdat het een teaminspanning is. Zie Tom Dumoulin, zie Liverpool, zie de tenderteams waarvan mijn collega’s en ik zelf deel van hebben uitgemaakt.